Backup für Arztpraxen nach 3-2-1.

Warum die 3-2-1-Regel

Backup ist keine Versicherung „falls mal was passiert", sondern eine Pflicht-Komponente in der Praxis-IT. Datenverlust in einer Arztpraxis bedeutet konkret: Karteikarten weg, Anamnesen weg, Befunde weg, Abrechnungs-Daten weg. Die KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 75b SGB V verlangt regelmäßige Datensicherung — sie nennt aber keine konkrete Methode.

Wir setzen standardmäßig auf die 3-2-1-Regel, weil sie der Branchen-Standard für robuste Datensicherung ist:

• 3 Kopien — Original plus zwei unabhängige Backup-Kopien.
• 2 verschiedene Medien — z.B. NAS + externe Disk, nicht zweimal dasselbe Storage-System.
• 1 Kopie außer Haus — in einem anderen Gebäude bzw. Standort.

Das einzelne NAS in der Praxis löst nur einen Teil der Risiken. Erst mit der zweiten Medien-Generation und der Off-Site-Kopie sind die häufigsten Datenverlust-Szenarien wirklich abgedeckt.

6 typische Datenverlust-Szenarien

Wir sehen in der Praxis-Realität immer wieder die gleichen Auslöser für Datenverlust:

Wie praxisANSATZ Praxis-Backups aufbaut

Vier konkrete Schichten bilden zusammen die 3-2-1-Architektur:

1. Lokale Sicherung auf NAS. Erste Kopie liegt im Praxis-NAS — schnell wiederherstellbar bei einzelnen Datei-Verlusten oder Anwender-Fehlern. Tägliche inkrementelle Sicherungen plus wöchentliche Voll-Sicherung. NAS ist redundant aufgebaut (RAID), aber das ist kein Backup-Ersatz, sondern Verfügbarkeits-Schutz.
2. Zweite Kopie auf anderem Medium. Zweite Kopie auf einer abweichenden Medien-Generation — externe USB-Disk, Tape oder ein zweiter NAS anderer Hersteller-Linie. Schützt gegen Firmware-Bugs oder Hersteller-spezifische Defekte.
3. Off-Site-Backup. Dritte Kopie geht verschlüsselt in unsere Storage-Boxen in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner). End-to-end-Verschlüsselung mit Praxis-eigenem Schlüssel — wir sehen die Daten technisch nicht. Append-only-Konfiguration als Ransomware-Schutz: ein verschlüsselter Praxis-Server kann das Off-Site-Backup nicht überschreiben.
4. Restore-Tests. Mindestens quartalsweise testen wir eine echte Wiederherstellung. Ohne Restore-Test ist ein Backup keine Datensicherung, sondern nur eine Hoffnung. Tests werden dokumentiert; Auffälligkeiten eskalieren wir, bevor ein realer Vorfall passiert.

Aufbewahrungs-Zeitraum und Rotation

Wie lange muss ein Backup vorgehalten werden? Wir kombinieren zwei Anforderungen:

• Praktische Wiederherstellbarkeit — typische Schäden werden in den ersten 30 Tagen entdeckt; Silent-Corruption oder schleichende Datenbank-Inkonsistenzen oft erst nach Monaten.
• KBV-Aufbewahrungs-Pflicht — Patientenakten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 630f BGB); Abrechnungs-Daten je nach Vorschrift 5–10 Jahre.

Daraus ergibt sich unser Standard-Rotations-Schema:

• 30 Tage tägliche Sicherungen — für kurzfristige Fehler-Korrekturen.
• 12 Monate Monats-Sicherungen — für mittlere Zeiträume.
• 7 Jahre Jahres-Sicherungen — für Compliance-Anforderungen.

Pro Praxis besprechen wir Abweichungen — Privatpraxen mit weniger Datenvolumen brauchen oft kürzere Zyklen, MVZ mit mehreren Standorten oft längere.

Off-Site-Backup im deutschen Rechenzentrum

Das Off-Site-Backup ist der wichtigste Schutz gegen Katastrophen-Szenarien. Bei praxisANSATZ läuft es nach klaren Prinzipien:

• Storage in Deutschland — Hetzner-Rechenzentrum (Falkenstein/Nürnberg), keine US-Cloud, kein Cloud Act-Risiko.
• End-to-end-Verschlüsselung mit Praxis-Schlüssel — wir können die Daten technisch nicht lesen; nur die Praxis hat den Schlüssel.
• Append-only-Konfiguration — verschlüsselte Praxis-Server (Ransomware) können das Off-Site-Backup nicht überschreiben oder löschen.
• Pro Praxis eigener Storage-Slot — keine Multi-Tenant-Vermischung.
• AVV nach Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitungs-Vertrag zwischen Praxis und praxisANSATZ, sowie zwischen praxisANSATZ und Hetzner.
• Monitoring — fehlende Backup-Jobs werden zentral erkannt; bei Ausfall Hotline-Eskalation.

Warum Restore-Tests entscheidend sind

Backup ohne Restore-Test ist Hoffnung, nicht Datensicherung. Das klingt platt, aber wir sehen es in der Praxis: viele Praxen haben ein Backup-System eingerichtet, aber niemand hat jemals geprüft, ob die Daten daraus auch zurückkommen.

Typische Probleme, die nur durch echte Restore-Tests sichtbar werden:

• Backup-Verschlüsselungs-Schlüssel verloren — Backup nutzlos.
• Backup-Software-Update hat Format inkompatibel gemacht — alte Backups nicht mehr lesbar.
• Job läuft täglich, aber sichert seit Wochen einen leeren Ordner — niemand hat es gemerkt.
• Datenbank-Backup ist „nicht-konsistent" gelaufen — Datei da, aber Datenbank wird nicht startfähig.

praxisANSATZ führt deshalb mindestens quartalsweise Restore-Tests auf einer separaten Stage-Umgebung durch. Ergebnis: dokumentiert pro Praxis, sichtbar im Servicebericht.

Was wir bewusst NICHT machen

Ehrlichkeit gehört dazu:

1. Keine Standard-Cloud-Anbieter wie Dropbox oder OneDrive für Patientendaten — die Datenschutz-Konformität ist im Praxis-Kontext oft schwierig nachzuweisen, vor allem bei US-basierten Diensten.
2. Keine USB-Stick-only-Backups. Klingt pragmatisch, ist aber nicht KBV-konform und nicht Ransomware-resistent.
3. Kein Backup ohne Verschlüsselung. Unverschlüsselte Backup-Medien sind ein DSGVO-Risiko, gerade beim Transport oder bei externer Lagerung.
4. Kein Backup ohne dokumentierten Restore-Plan. Wir wollen im Ernstfall wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge ausgeführt werden — nicht erst dann improvisieren.