5-Phasen-Modell · Risiken · Zeitplan · Kosten
Von Albis, Medistar, Turbomed, x.concept oder einer Cloud-Praxisverwaltung auf tomedo®: was übernommen wird, was nicht, welche Phasen es gibt und welche Risiken in jeder Phase lauern.
Kurz beantwortet
Wer auf tomedo® wechselt, durchläuft fünf Phasen: Bestandsaufnahme · Datenexport · Mapping · Test-Import · Live-Migration mit Stabilisierung. zollsoft hat eigene Migrations-Werkzeuge für die häufigsten Quell-Systeme (Albis, Medistar, Turbomed, x.concept, DURIA u.a.). praxisANSATZ begleitet die Praxis durch die fünf Phasen — von der Bestandsaufnahme bis zur ersten Quartalsabrechnung aus tomedo®. Typische Gesamtdauer: drei bis sechs Monate.
Der deutsche PVS-Markt wird von der CGM-Familie dominiert (Albis, Medistar, Turbomed, CGM M1 PRO — zusammen über 40 % Marktanteil). Danach folgen DURIA / x.concept (Hausärzte) sowie eine Reihe kleinerer und neuerer Systeme (Doctolib/Vita, DocCirrus, RED Medical, Quincy, Elefant). Praxen, die auf tomedo® wechseln, kommen typischerweise aus diesen Quellen:
| Quell-PVS | Typische Praxis | Export-Standard |
|---|---|---|
| Albis (CGM) | Hausarzt / Facharzt | BDT + Albis-Export-Modul |
| Medistar (CGM) | Hausarzt, Hannover-Raum | BDT + Medistar-Export |
| Turbomed | Innere, Allg.med., Ortho | BDT + Turbomed-Datentransfer |
| x.concept / DURIA | Hausarzt (Genossenschaft) | BDT |
| Doctolib / Vita | Cloud-basiert, neu im DE-Markt | CSV (rudimentär) |
| DocCirrus | Modulare Cloud-Praxis | JSON-Export |
| RED Medical | Onkologie / Praxisklinik | SQL-Dump auf Anfrage |
| Quincy, Elefant, Charly | Spezial-Praxen (Therapie, Zahn) | BDT, eigene Tools |
BDT (Behandlungsdaten-Transfer) ist der KBV-genormte Datenstandard — fast jedes deutsche PVS exportiert nach BDT. Für detailliertere Migrationen nutzen zollsoft-Importer zusätzlich XML-Exporte oder (mit Genehmigung) direkten Datenbank-Zugriff.
Strukturierter Ablauf, der die typischen Risiken einer PVS-Migration adressiert. praxisANSATZ und zollsoft fahren dieses Modell mit kleinen Variationen pro Praxis.
Phase 0 — 1–2 Wochen
Welches Alt-System, welche Version, welche Module sind aktiv? Patientenzahl als Volumen-Faktor (unter 2.000 = klein, 2.000–10.000 = mittel, über 10.000 = groß). Spezialdaten: DMP-aktive Patienten, Labor-Anbindungen, DICOM-PACS, Selektivverträge, Privatabrechnung. Wichtig: Vertragsendezeit des Alt-Systems klären (oft 36-Monats-Verträge; vorzeitige Kündigung kostet).
Phase 1 — ca. 1 Woche
Export-Datei vom Alt-System anfordern: BDT (Standard), GDT (für Geräte-Daten), XML, CSV oder bei Cloud-PVS API-Exporte. Validierung auf Vollständigkeit — alle Patienten und Karteieinträge drin? Test-Patient (z. B. Praxisinhaber:in selbst) durchgehen. Termin vor Vertragsende setzen, sonst keine Daten mehr.
Phase 2 — 1–2 Wochen
Feldzuordnung Alt-System → tomedo®. Insbesondere ICD-Diagnose (Versions-Drift zwischen Alt- und Neusystem), Verordnungs-Historie, DMP-Status, Privatleistungen. Mapping-Sheet erstellen und mit der Praxis abstimmen. Sonderfall: Freitext-Karteieinträge machen oft 30–50 % des Datenvolumens aus und werden meist 1:1 als Freitext übernommen.
Phase 3 — 1–2 Wochen
zollsoft führt eine Test-Migration auf einem Test-tomedo-Server durch. Die Praxis prüft 20–30 Stichproben-Patienten. Mapping-Anpassungen nach dem ersten Lauf, erneuter Test. Mindestens zwei Test-Iterationen vor der Live-Migration — das ist die wichtigste Risiko-Absicherung.
Phase 4 — 1–3 Tage Live + 4–6 Wochen Stabilisierung
Die Praxis schließt am letzten Freitag mit dem Alt-System. Über das Wochenende: Datenexport, Import, finale Validierung. Montag: Praxis startet mit tomedo®. zollsoft-Support und praxisANSATZ-Begleitung stehen vor Ort oder remote bereit. Das Alt-System bleibt als Read-Only-Referenz verfügbar — typisch auf einem stillgelegten Rechner — falls bei einzelnen Karteivorgängen nachgesehen werden muss. Erste Quartalsabrechnung aus tomedo® bekommt besondere Aufmerksamkeit.
Standardmäßig übernommen werden:
Nicht 1:1 übernommen wird typischerweise:
Diese Fragen tauchen bei jeder Migration auf — wer sie vorher adressiert, vermeidet böse Überraschungen am Live-Wochenende:
Typische Gesamtdauer: drei bis sechs Monate von Vertragsunterzeichnung bis stabiler tomedo®-Betrieb. Das tomedo-Vorbereitungs-Paket (drei Monate remote-Vorlauf in einer eigenen Test-Umgebung) deckt Phasen 0 bis Mitte 3 ab und macht den Wechsel planbar.
Kosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen:
Konkretes Initial-Angebot in fünf Minuten über den Kostenrechner (Vorauswahl „komplett" für Vollprojekt inklusive Wechsel-Begleitung).
Wir sind tomedo® Professional Partner der zollsoft GmbH. In der Migration arbeiten zwei Parteien zusammen:
Die Praxis hat einen festen Ansprechpartner bei praxisANSATZ über den gesamten Wechsel — keine wechselnden Berater pro Phase. Wer wir sind und wer ggf. dein:e Ansprechpartner:in wird, steht auf /team.
Je nach Praxisgröße und Komplexität typisch drei bis sechs Monate von Vertragsunterzeichnung bis zum stabilen Betrieb. Das Vorbereitungs-Paket (3 Monate remote-Vorlauf) deckt Phase 0 bis Mitte Phase 3 ab. Die Live-Migration selbst läuft an einem Wochenende; die Stabilisierung dauert weitere 4–6 Wochen.
Aus den deutschen Mainstream-Systemen (Albis, Medistar, Turbomed, x.concept/DURIA), aus Cloud-Systemen (Doctolib, DocCirrus, RED Medical) und aus Spezialsystemen wie Quincy oder Charly. zollsoft hat eigene Importer für die häufigsten Quell-Systeme; praxisANSATZ begleitet die Praxis durch den Prozess.
Vollständig 1:1 selten alles. Nicht im Standard-Lieferumfang: DICOM-Bilder (bleiben im PACS), proprietäre Befund-Formate einzelner Diagnostikgeräte, vollständige Termin-Historie (BDT enthält keine Termine), Privat-Liquidations-Detail-Felder. Diese Lücken werden in Phase 2 (Mapping) konkret benannt und abgesprochen.
Drei Komponenten: (1) zollsoft-Migrations-Service typisch 3.000–8.000 € je nach Quell-System und Praxisgröße; (2) praxisANSATZ-Begleitung über Beratungs- und Hyper-Care-Stunden; (3) neue Hardware (Apple-Stack), falls die Praxis bisher Windows-basiert war. Den konkreten Rahmen liefert der Kostenrechner unter praxisansatz.de/tomedo-kosten.
Die Phasen 0–3 laufen parallel zum normalen Praxisbetrieb. Die Live-Migration selbst (Phase 4) erfolgt am Wochenende; typisch sind 3–4 Schließtage rund um den Stichtag. In der Stabilisierungs-Phase bleibt das Alt-System Read-Only verfügbar, damit Karteivorgänge bei Bedarf nachgelesen werden können.
DMP-Daten haben ein eigenes Format (eDMP-XML); zollsoft-Importer können sie einlesen, das ist Pflicht-Export bei DMP-aktiven Patienten. Selektivverträge werden in tomedo® neu eingerichtet (die Kassen-Verträge sind die gleichen, die Konfiguration läuft jedoch anders). Wir sammeln in Phase 0, was an Verträgen aktiv ist, und bauen es in Phase 2 strukturiert in tomedo® nach.
Ein PVS-Wechsel ist eine der größten organisatorischen Investitionen einer Arztpraxis. Wer das in drei bis sechs Monaten geordnet durchzieht, vermeidet die typischen Migrations-Fallen (Datenverlust, Quartalsabrechnungs-Probleme, MFA-Frust). tomedo® mit dem zollsoft-Migrations-Toolset plus die praxisANSATZ-Begleitung ist ein etabliertes Vorgehen — wir haben das in über 100 Praxen gemacht.