Praxisindividuelle Systemkonfiguration
tomedo® wird auf Ihren Praxisalltag zugeschnitten — nicht umgekehrt.
Auf Basis Ihrer Praxisunterlagen richten wir tomedo® so ein, wie Ihre Praxis arbeitet: Kartei, Karteikürzel, Formulare und Briefvorlagen, Behandler- und Nutzerrechte, die Abrechnungslogik (EBM, GOÄ, BG/UV) sowie Tagespläne, Terminarten und Wartezimmerverwaltung. Bestehende Daten werden migriert, Abläufe abgebildet, wiederkehrende Eingaben als Kürzel hinterlegt. Das ist der aufwendigste, aber auch wertvollste Teil: Hier entscheidet sich, ob das System Ihnen Arbeit abnimmt oder neue macht. Der Stundenumfang richtet sich nach Anzahl der Arbeitsplätze und gewählter Installationsart.
Server und Datensicherung
Ein stabiler tomedo®-Server und eine Sicherung, die im Ernstfall trägt.
Ihr tomedo®-Server läuft entweder in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum oder als Gerät vor Ort in der Praxis. Wir installieren und richten ihn ein, übernehmen Ihre Daten aus dem Altsystem und binden die nötigen Module und Schnittstellen an. In beiden Fällen richten wir eine automatische 3-2-1-Datensicherung ein: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon räumlich getrennt. So sind Ihre Patientendaten gegen Hardware-Defekt, Diebstahl und Verschlüsselungs-Angriffe abgesichert — automatisch, ohne dass jemand in der Praxis daran denken muss.
Einbindung externer Geräte
Kartenleser, Drucker, Diagnostik und die TI — alles spricht mit tomedo®.
Wir binden Ihre vorhandenen und neuen Geräte an: Kartenlesegeräte, Drucker und Scanner, Diagnostikgeräte (z. B. EKG, Spirometrie, Ultraschall, Röntgen, Labor) über die passenden Schnittstellen sowie die Telematikinfrastruktur (TI) mit Konnektor, Kartenterminals, eHBA/SMC-B, KIM und ePA. Ziel ist ein durchgängiger Arbeitsablauf — vom Einlesen der Versichertenkarte bis zum Befund direkt in der Karteikarte, ohne Medienbrüche. Die primäre Verantwortung für die TI-Einrichtung liegt beim jeweiligen TI-Anbieter; bei medizinischen Geräten beziehen wir die Hersteller bei Bedarf ein.
Anwenderschulung
Ihr Team lernt tomedo® am eigenen, fertig eingerichteten System.
Wir schulen Ihr Team direkt an Ihrer konfigurierten Installation — nicht an einer Demo. So üben alle an den echten Abläufen, Kürzeln und Formularen, die sie später nutzen: Patientenaufnahme, Karteieinträge, Terminverwaltung und Abrechnung, rollenspezifisch für Anmeldung, Behandlung und Verwaltung. Ziel ist, dass Ihr Team am ersten Tag mit tomedo® sicher und eigenständig arbeitet — entspannt statt überfordert. Der Stundenumfang ergibt sich aus der Zahl der zu schulenden Personen je Standort:
- Bis 5 Personen je Standort: 1 Schulungsgruppe, 1 Tag à 8 Stunden (8 Std)
- 6 bis 15 Personen je Standort: 1 Gruppe, 2 Tage à 6 Stunden (12 Std)
- Ab 16 Personen je Standort: 2 Gruppen, 2 Tage à 6 Stunden (24 Std)
- Mehrere Standorte: Die Personen werden gleichmäßig auf die Standorte verteilt; die Stunden je Standort × Anzahl Standorte ergeben die Gesamtstunden.
Vorbereitung der Arbeitsplätze
Jeder Mac kommt einsatzbereit in die Praxis.
Wir richten jeden Arbeitsplatz-Mac vorab bei uns in der Werkstatt ein und liefern ihn startklar: empfohlene macOS-Version, sicherheitsrelevante Systemeinstellungen und Benutzerstrukturen, alle nötigen Treiber und Dienstprogramme sowie die tomedo®-App samt zugehöriger Systemdienste. Das verkürzt die Zeit vor Ort und sorgt dafür, dass am Aufbautag nichts mehr improvisiert werden muss.
Aufbau und Inbetriebnahme vor Ort
Arbeitsplätze und iPads aufstellen, anschließen, in Betrieb nehmen.
Nach der Vorbereitung installieren wir die Arbeitsplätze und iPads fachgerecht in Ihren Räumen: aufstellen, Monitor, Netzwerk, Stromversorgung und Peripherie anschließen, jedem Gerät seine IP-Adresse zuweisen und es mit dem tomedo®-Server verbinden, E-Mail-Postfächer einrichten und die iPads mit einem Apple-Account verknüpfen. Den Aufbau der Netzwerk-Komponenten selbst beschreibt der Abschnitt Infrastruktur. Diese Aufgaben kann Ihr Praxisteam teilweise selbst übernehmen.
Praxisbegleitung im Echtbetrieb
An den ersten Live-Tagen sind wir direkt am Arbeitsplatz dabei.
Die ersten Tage mit einem neuen System sind die entscheidenden. Wir begleiten Sie im Echtbetrieb direkt am Arbeitsplatz, fangen Rückfragen sofort ab und justieren nach, wo es im Alltag hakt. Diese Phase deckt auch die Begleitung aus dem tomedo®-Vorbereitungspaket ab. Wie viele Begleiter:innen vor Ort sind, richtet sich nach der Zahl der Personen je Standort:
- Bis 10 Personen je Standort: 1 Begleiter:in (8 Std)
- 11 bis 24 Personen je Standort: 2 Begleiter:innen (16 Std)
- Ab 25 Personen je Standort: 3 Begleiter:innen (24 Std)
- Je Begleiter:in 1 Tag à 8 Stunden; bei mehreren Standorten entsprechend × Anzahl Standorte.
Projektmanagement
Ein fester Ansprechpartner organisiert das ganze Projekt — weit mehr als Termine.
Projektmanagement ist bei einer tomedo®-Einführung der unsichtbare, aber entscheidende Teil: Wir planen die gesamte Installation, koordinieren alle Arbeitsstränge und führen die Gespräche, die nötig sind, damit am Ende die Organisation stimmt. Konkret übernehmen wir:
- Planung der gesamten Installation und Koordination aller Arbeitsstränge über alle Phasen
- Abstimmung mit Ihnen und Ihrem Team zu Abläufen, Terminen und offenen Punkten
- Abstimmung mit anderen Software- und Hardware-Herstellern
- Abstimmung mit den Herstellern Ihrer Diagnostikgeräte und mit Laboren (Schnittstellen, GDT/LDT)
- Abstimmung mit weiteren Ansprechpartnern (z. B. KV, Elektrik, Hausverwaltung)
- Bearbeitung individueller Themen Ihrer Praxis
- Fachliche Lösungsberatung und Entscheidungsunterstützung bei organisatorischen und technischen Fragen — über die gesamte Projektlaufzeit
- Termin- und Bestellsteuerung — ein fester Ansprechpartner, ein roter Faden über alles
Der Stundenumfang skaliert grob mit dem Projektumfang — etwa 2 Stunden je Standort, eine halbe Stunde je Arbeitsplatz und rund 1 Stunde je Ärztin oder Arzt. Übernimmt ein anderer Partner die Hälfte des Projekts (nur tomedo® oder nur Technik), reduziert sich der PM-Anteil entsprechend.